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Responsable de l’accueil et de la réception

Notre entreprise, un grand manufacturier de produits chimiques industriels, est à la recherche de la perle rare pour combler un poste d’accueil et réception, doublé de nombreuses responsabilités.

Relevant du Directeur Finances & Administration, la personne choisie aura les responsabilités suivantes :

Administration :

• Responsable de la réception de l’entreprise (Visiteurs et téléphone)
• Responsable du traitement du courrier (Entrant et sortant)
• Génère et transmet différents rapports
• Sur demande, rédige ou transcrit des documents divers (Lettres, tableaux Excel, notes de service, correspondances)
• Effectue le classement nécessaire

Finances :

• Effectue la facturation quotidienne, suspend et/ou relâche les comptes clients
• Génère les rapports sur les comptes en souffrance
• En collaboration avec les ventes, procède aux enquêtes de crédit et à la collection
• Effectue les dépôts, applique les paiements sur les comptes

• Accomplit toute autre tâche qui lui est confiée par son supérieur

Exigences / Qualifications

• Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit
• Diplôme en bureautique
• Minimum de 1 an dans un poste similaire
• Maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, Outlook)
• Habileté à travailler en équipe
• Respect des échéanciers  
• Capable de gérer des demandes concourantes

Merci à tous et toutes! Ce poste a été comblé!

West Penetone cherche à combler le poste suivant:
Relevant du Directeur Finances & Administration, la personne choisie aura les principales responsabilités suivantes :
• Accueille les visiteurs, les informe ou les réfère aux ressources appropriées.
• Reçoit les appels téléphoniques et les achemine à qui de droit; elle peut répondre aux demandes d’informations; elle peut aussi faire des communications afin de transmettre des informations et des convocations.
• Traite le courrier
• Imprime et transmet aux personnes concernées les rapports de vente.
• Sur demande, transcrit à l’ordinateur dans les styles et formes appropriés en apportant une attention particulière à la grammaire et à l’orthographe des documents et des lettres. À l’occasion, rédige de courtes notes de service, des accusés de réception ainsi que de la correspondance courante; fait les copies requises et les classe.
• Elle classe les dossiers selon la codification et le système établi.
• Fait la facturation quotidienne, suspend et/ou relâche les comptes clients, met à jour les dossiers client
• Procède aux enquêtes de crédit des comptes par téléphone ou par écrit. Travaille en collaboration avec les vendeurs et les directeurs des ventes lorsque les comptes sont en souffrances afin de procéder à la collection.
• Communique avec les clients pour les factures impayées, étudie tous les paiements partiels et fait les ajustements sur les comptes recevables selon les besoins.
• Classe toutes les factures traitées.
• Fait un rapport mensuel pour les comptes dus de plus de 60 jours.
• Effectue la facturation aux clients
• Effectue les dépôts, applique les paiements sur les comptes, dans le logiciel Syspro
• Prépare les bordeaux de dépôt.
• Entre factures de transport dans Syspro
• Elle accomplit toute autre tâche qui lui est confiée par son supérieur.

Exigences / Qualifications
• Diplôme en bureautique
• Minimum de 3 ans dans un poste similaire
• Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit
• Maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook
• Habileté à travailler en équipe
• Respect des échéanciers
• Capable de gérer des demandes concourantes

Ambiance agréable, REER collectif, assurances médicale et invalidité.